EORI, REX y factura comercial: la documentación mínima para exportar fuera de la UE

Exportar fuera de la UE por primera vez parece un muro de siglas. En la práctica, una pyme necesita una lista corta: un EORI, una factura comercial correcta, una lista de bultos, una declaración de exportación ante la Agencia Tributaria y, solo si el destino tiene acuerdo comercial con la UE, una prueba de origen, que por encima de 6.000 € puede exigir el registro REX. Esta guía repasa cada una, con fuente y fecha de comprobación.

EORI: tu identidad aduanera en la UE

El número EORI (Economic Operators Registration and Identification) identifica a tu empresa en cualquier operación aduanera en la UE: va en la declaración de exportación, en la factura y en la prueba de origen. En España lo asigna la Agencia Tributaria (AEAT) y es «ES» seguido de tu NIF. Muchas empresas ya lo tienen, porque la AEAT da de alta de oficio a quien ha hecho operaciones aduaneras; si la tuya no, o si tu NIF empieza por N, M, X o Y, se solicita en la sede electrónica de la AEAT, apartado «Aduanas», con certificado digital o Cl@ve. La página de la AEAT sobre quién debe estar registrado no recoge ninguna tasa por el número (AEAT, Registro e identificación de operadores económicos (EORI), verificado el 22 de octubre de 2026). Puedes comprobar si un número ya está activo en la herramienta de validación EORI de la Comisión Europea. Consíguelo antes que nada: el declarante de una exportación española debe tener EORI.

REX y el umbral de 6.000 €

REX (Registered Exporter System) es la base de datos de la UE de exportadores autorizados a declarar ellos mismos, en la factura, el origen preferencial de su mercancía en los acuerdos que lo usan. La regla, verificada el 22 de octubre de 2026: para un envío de mercancía originaria de la UE de 6.000 € o menos, cualquier exportador puede extender la comunicación de origen en la factura sin estar registrado; por encima de 6.000 €, el exportador debe estar inscrito en REX e indicar su número REX en la comunicación (Comisión Europea, sistema REX en Access2Markets; AEAT, Registro de Exportadores Registrados (REX)). En España se solicita a la Dependencia Regional de Aduanas por la sede electrónica de la AEAT, con el formulario del anexo 22-06 bis; una vez inscrito recibes tu número REX y su fecha de validez.

Dos cosas que suelen confundirse. Primera: REX no hace falta para todos los destinos. Es el mecanismo de los acuerdos más recientes, como el CETA con Canadá, y del SPG; los acuerdos más antiguos, incluidos los de la UE con México y con Israel, usan un certificado de circulación EUR.1 o una declaración en factura, y por encima de 6.000 € la figura que hace falta allí es la de «exportador autorizado», que concede la aduana, no REX. Segunda: REX solo tiene que ver con el origen. Sigues necesitando el EORI, y estar en REX no convierte la mercancía en originaria de la UE: eso depende de las reglas específicas por producto de cada acuerdo, y una comunicación de origen incorrecta es responsabilidad tuya, no del transportista.

La factura comercial

Es el documento que las aduanas de ambos lados leen primero. Debe ser una factura real de la venta, no una proforma, y contener:

Infravalorar «para ahorrarle arancel al cliente» es el error que más cuesta: sancionan al importador y la mercancía queda retenida.

La lista de bultos

La lista de bultos (packing list) describe el envío en físico: cuántas cajas o pallets, dimensiones, peso bruto y neto de cada bulto y qué va en cada uno. Permite al transportista calcular el peso volumétrico, a la aduana inspeccionar una caja en vez del pallet entero y a tu cliente comprobar qué llegó. No lleva precios. Si la mercancía nos llega sin embalar, la preparamos junto con el embalaje o paletizado.

La declaración de exportación (DUA / EX-A)

Todo envío que sale del territorio aduanero de la UE desde España necesita una declaración de exportación presentada electrónicamente ante la AEAT a través de su sistema de exportación (AES). El declarante debe tener un EORI de la UE y un NIF censado por la AEAT; cuando el declarante no es el exportador, actúa como su representante aduanero indirecto (AEAT, Exportación, verificado el 22 de octubre de 2026). Cuando la aduana confirma la salida, la declaración aceptada es tu prueba de exportación: tu contable la usa para justificar la exención de IVA de la venta, así que guárdala con la factura. En nuestro servicio, la documentación de exportación la preparamos nosotros con los datos que nos das y coordinamos su presentación con el transportista; tú no presentas nada, y si la aduana necesita algún dato más, te lo pedimos.

Prueba de origen: solo donde hay acuerdo, y solo si tu mercancía califica

Una prueba de origen rebaja el arancel de tu cliente solo cuando la UE tiene un acuerdo en vigor con su país y tu mercancía cumple sus reglas de origen. Situación por destino, verificada el 22 de octubre de 2026:

• México. El Acuerdo Global UE-México se aplica al comercio de mercancías desde 2000. La prueba es un certificado EUR.1 o una declaración de origen en la factura; cualquier exportador puede hacer la declaración hasta 6.000 €, por encima solo un exportador autorizado; la prueba vale 10 meses (Comisión Europea, Acuerdo Global UE-México). El acuerdo modernizado se firmó el 22 de mayo de 2026; el Parlamento Europeo lo aprobó el 8 de julio y el Consejo concluyó el acuerdo comercial interino el 14 de julio de 2026, pero al cierre de este artículo no hemos encontrado confirmación de que el Senado mexicano haya completado la ratificación: las reglas de 2000 siguen hasta que el nuevo texto entre en vigor.
• Canadá. El CETA se aplica provisionalmente desde el 21 de septiembre de 2017; faltan 10 Estados miembros por ratificarlo, pero los capítulos comerciales se aplican (Comisión Europea,acuerdo UE-Canadá). La prueba es una declaración de origen en la factura; por encima de 6.000 € hace falta tu número REX.
• Israel. El Acuerdo de Asociación UE-Israel está en vigor desde junio de 2000 (Comisión Europea, comercio UE-Israel). La prueba es un EUR.1 o una declaración en factura; por encima de 6.000 €, condición de exportador autorizado.
• Australia. Las negociaciones concluyeron el 24 de marzo de 2026, pero el acuerdo no está firmado, ni ratificado, ni en vigor (Comisión Europea, acuerdo comercial UE-Australia). Hasta entonces se aplican los tipos normales (NMF) y ninguna prueba de origen de la UE los rebaja.
• Estados Unidos. Sin acuerdo. El origen se declara y se marca, pero no reduce el arancel, y la exención de minimis de 800 dólares está suspendida desde el 29 de agosto de 2025 (CBP).

Algunos clientes piden además un certificado de origen no preferencial de una Cámara de Comercio; no rebaja el arancel, pero puede exigirlo el banco o el regulador del comprador. Dinos si tu cliente lo pide.

Qué hacemos nosotros

Para empresas en España llevamos el envío desde tu puerta hasta la de tu cliente: recogemos en tu almacén u oficina, o traes la mercancía a nuestro almacén; embalamos o paletizamos si hace falta; preparamos toda la documentación de exportación con los datos que nos das; enviamos cajas y pallets por avión; y entregamos puerta a puerta. Los aranceles e impuestos de importación en destino los paga quien recibe. Coordinamos transportistas y almacenes y trabajamos con el agente de aduanas en destino; no somos agente de aduanas, y la información aduanera de arriba es para planificar, no asesoramiento. Baterías de litio, perfume, aerosoles y químicos también pueden volar: hacemos el trámite de mercancía peligrosa en España y un especialista en DG cotiza el reembalaje. Respondemos en menos de 24 horas laborables.

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